Im IPMA Level D Kurs sowie IPMA Level C Kurs lernen Sie im Modul Verhandlungen die hier beschriebenen Themen.
Eine Verhandlung ist ein Prozess, bei dem mehrere Parteien ausgehend von ihren Interessen und Positionen eine Einigung erzielen wollen. Hierfür ist es in der Vorbereitung wichtig, sowohl die eigenen Interessen als auch die Interessen der Gegenparteien zu kennen, um Gemeinsamkeiten und Unterschiede festzustellen und damit erfolgreich verhandeln zu können.
Verhandlungen können in vier Phasen unterteilt werden:
- Festlegungsphase,
- Informationsphase,
- Diskussionsphase und
- Beschlussphase.
In der Festlegungsphase wird der eigene Rahmen festlegt. Dies kann beispielsweise ein spätester Liefertermin oder ein höchster Preis sein, den sie bereit sind zu akzeptieren.
In der Informationsphase werden Informationen gesammelt und aufbereitet. Im Rahmen des Projekts müssen alle Rahmenbedingungen bekannt sein, in denen sich im Laufe der Verhandlung bewegt werden kann. Ein Rahmen bzw. Restriktion kann beispielsweise das Budget sein oder die Mindestqualität. In der Informationsphase werden zudem Informationen über die andere Partei gesammelt. Dies kann beispielsweise durch eine Recherche im Internet geschehen, um mehr über bisherige Abschlüsse oder Kunden zu erfahren. Aber auch das eigene Netzwerk kann genutzt werden für eine Recherche. Ist die andere Verhandlungspartei beispielsweise die unternehmenseigene IT-Abteilung, gibt es mit Sicherheit bereits andere Projekte, die mit dieser über Lieferungen bestimmter Komponenten verhandelt haben. Damit können mögliche Interesse, Ziele und Rahmenbedingungen dieser Partei identifiziert werden.
Die Diskussionsphase wird in den beiden folgenden Abschnitten behandelt. Die Beschlussphase dann im anschliessenden letzten Abschnitt vor den Kontrollfragen.
Was Sie hier lernen:
Optionen und Alternativen
Im Rahmen einer Verhandlung ist es wichtig zu wissen, welche alternative Optionen existieren und inwieweit die Gegenpartei ebenfalls Alternativen besitzt. Auch hierrüber sollte im Vorfeld Klarheit bestehen. Hierfür hat es sich als zielführend erwiesen, eine oder mehrere BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement) zu bestimmen. Damit ist die beste Alternativoption angesprochen, falls es in der Verhandlung nicht zu einer Einigung kommt. Je mehr Aussenoptionen dann für die eigenen Ziele vorliegen, umso besser ist die Verhandlungsposition. Oder umgekehrt: sofern der Verhandlungspartner weiss, dass keine anderen Optionen für einen selbst bestehen, wird er umso härter verhandeln und z.B. seine Monopolstellung nutzen. Daneben müssen für die eigenen Interessen weitere Lösungsalternativen oder auch Alternativszenarien entwickelt werden. Diese sollten bereits grob durchdacht und bewertet sein. Dies kann z.B. die Option der Eigenfertigung eines Produkts sein, wenn es nicht zu einer Einigung mit einem potentiellen externen Produzenten kommt.
Zugleich ist es wichtig, die alternativen Optionen der Verhandlungspartei zu kennen. Ist er beispielsweise auf ihren Auftrag angewiesen oder sind seine Auftragsbücher gut gefüllt?
Verhandlungsstrategie
Hinsichtlich der Verhandlungsstrategie (ggf. nur bezogen auf einen einzelnen Termin einer Reihe von Verhandlungsterminen) existieren fünf Optionen:
- Vermeidung
- Anpassung
- Konkurrenz
- Kompromiss
- Win-Win oder Kooperation.
Bereits im Vorfeld der Verhandlung sollte klar sein, welche Strategie grundsätzlich verfolgt wird. Bei erstgenannter Strategie wird der Termin nicht aktiv gestaltend genutzt. Dies kann sich anbieten, sofern bei ihnen kein Termindruck existiert oder sie den Verhandlungspartner etwas hinhalten möchten, um weitere Informationen zu sammeln. Die Anpassungs-Strategie bedeutet, dass sie dem Partner weit entgegenkommen und ihm geben, was er möchte. Dies ist dann ratsam, wenn auf diese Verhandlung bzw. den Termin weitere folgen, in denen sie das Wohlwollen des Verhandlungspartners benötigen. Zum Teil ist es auch notwendig, den Verhandlungspartner in seiner Organisation / bei seinen Mandanten zu stärken. Gerade in innerbetrieblichen Verhandlungen ist es oft wichtig, eine Balance zu erhalten – nichts kann ihrem Projekt mehr schaden, als der komplette Rückzug der anderen Verhandlungspartei. Die Strategie „Konkurrenz“ bedeutet, dass sie ihre Ziele hart durchsetzen möchten und ihnen Folgewirkungen weniger wichtig sind. Unter der Kompromiss-Strategie wird verstanden, dass beide Parteien aufeinander zu gehen. Diese Strategie bietet den Vorteil, dass sie weniger vorbereitet werden muss und häufig etwas schneller zu einem Ergebnis führt. Die letztgenannte Strategie wird gewählt, wenn beide Parteien an einer langfristigen Beziehung interessiert sind, Vertrauen besteht und kreativ an Lösungen gearbeitet wird, die beiden Seiten dienlich sind.
Das Harvard-Konzept
Das Harvard-Konzept beschreibt eine konkrete Methode, wie nach einer Verhandlung beide Parteien zufrieden sein können mit dem Ergebnis. Konkret besteht das Konzept aus vier Grundsätzen:
- Menschen und Probleme werden getrennt voneinander betrachtet.
- Verhandle Interessen – nicht Positionen.
- Entwickle Optionen, die für beide Seiten von Vorteil sind (Win-win).
- Das Ergebnis muss auf objektiven Kriterien beruhen.
Die ersten beiden Punkte sorgen für eine sachliche Herangehensweise. Zudem müssen die hinter den genannten Positionen stehenden Interessen und Motive der Vertragsparteien verstanden werden. Beispielsweise können hinter genannten Lieferterminen weitere Aufträge stehen, die nur durch eine Strafzahlung verschoben werden können. Problematisch bei diesem Konzept ist, dass es von einer vollständigen Information ausgeht. Häufig werden in Verhandlungen jedoch asymmetrische Informationen vorliegen z.B. zu verdeckten qualitativen Eigenschaften eines Produkts. Daher sind eine gute Vorbereitung und Informationsrecherche im Vorfeld notwendig. Hinsichtlich qualitativer Unterschiede können beispielsweise Zertifizierungen Informationsdefizite beheben.Verhandlungen bieten eine gute Gelegenheit, neue Informationen zu erlangen. Daher sollte jeder Projektleiter eine Verhandlung auch als Chance verstehen, weitere Vorteile für das Projekt oder die Organisation zu erzielen.
Nach dem Abschluss dieses Moduls und dem erfolgreichen Beantworten der Kontrollfragen können Sie Verhandlungen erfolgreich vorbereiten und durchführen.
