Im IPMA Level D Kurs sowie IPMA Level C Kurs lernen Sie im Modul Ressourcen die hier beschriebenen Themen.
Was Sie hier lernen:
Definition
Zur Durchführung eines Projekts werden Ressourcen benötigt. Dies bezieht sich auf die Personal- und Sachmittels sowie auf die benötigte Infrastruktur. Zur Infrastruktur zählen beispielsweise ein Projektbüro oder auch die die notwenige IT-Ausstattung.
Das Ressourcenmanagement in einem Projekt hat zunächst die Aufgabe, die Ressourcen zu planen und anschliessend in der erforderlichen Qualität und Menge zum richtigen Zeitpunkt bereitzustellen. Darüber hinaus muss der Ressourceneinsatz während des Projekts fortlaufend überwacht werden.
Die Bereitstellung der Ressourcen ist häufig mit Konflikten verbunden, da Ressourcen knapp sind, es zu zeitlichen Verschiebungen kommt oder unerwartete Ereignisse die Anforderungen verändern. Mit einer Ressourcenplanung kann dem entgegengewirkt werden.
Strategische Ressourcenplanung
Im Rahmen des Ressourcenmanagements erfolgt die Planung der Ressourcen (Ermittlung des Ressourcenbedarfs und Zuteilung der Ressourcen). Daneben müssen die Ressourcen überwacht und gesteuert werden, so dass diese optimal genutzt werden.
Eine besondere Ressource sind dabei die Personalressourcen. Diese sind zum einen ein kritischer Erfolgsfaktor in Projekten, zum anderen aber häufig auch ein Engpass, da die erforderliche fachliche Qualifikation häufig erst im Rahmen von Personalentwicklung geschaffen werden muss. Ebenso tritt hier ein besonderer Konflikt mit den Linienverantwortlichen auf, wenn diese ihr Personal für ein Projekt abstellen sollen. Als externe Beschaffungsoptionen stehen neben (befristeten) Neueinstellungen vom Arbeitsmarkt auch die Beschäftigungsverhältnisse Arbeitnehmerüberlassung sowie freie Mitarbeit zur Verfügung.
Die Beschaffung der Sachmittel und der Infrastruktur muss ebenso geplant werden. Dabei ist eine externe Beschaffung einfacher möglich und kann bestenfalls über bestehende Rahmenverträge abgedeckt werden.
Der Projektleiter bereitet einen entsprechenden Ressourcenplan vor und lässt ihn vom Auftraggeber oder Steuerungsausschuss bestätigen.
Qualität und Menge
Zur detaillierten Planung und anschliessenden Bereitstellung der Ressourcen müssen diese für jedes Arbeitspaket ermittelt werden. Neben der reinen Mengenbetrachtung muss auch die entsprechende Qualität berücksichtigt werden. Ebenso ist die zeitliche Abfolge relevant. Für die Ressource Personal bietet es sich beispielsweise an, die benötigen Personentage aufzulisten und diese z.B. in die Kategorien technisches Personal, Verwaltungspersonal o.ä. zu clustern. Hier spielt auch die zeitliche Abfolge eine Rolle – werden in einem Arbeitspaket mehrere Informatiker parallel benötigt oder sequentiell nur eine Person.
Die konkreten Qualitäten der Ressourcen lassen sich im Falle der Ressource Personal z.B. in Form von Stellenbeschreibungen zusammenfassen und darstellen. Bei Sachmitteln dient hierfür ein Pflichtenheft, das die Anforderungen an die Ressource genau beschreibt. Gleichartige Ressourcen werden in so genannten Kapazitätsgruppen zusammengefasst. Anhand dieser Angaben kann die entsprechende Abteilung im Unternehmen (z.B. Einkauf für Sachmittel) ihre Arbeit aufnehmen.
Ressourcenbeschaffung
Nachdem die Ressourcen in der erforderlichen Qualität und Quantität definiert wurden, müssen diese durch die jeweilige Fachabteilung beschafft werden. Hierbei ist jeweils zu klären, ob intern oder extern beschafft wird. Bei dieser Entscheidung kann eine Entscheidungsmatrix unterstützen. Häufig wird zunächst die interne Verfügbarkeit geprüft und im zweiten Schritt die externe Beschaffung erwogen. Beispiele hierfür sind:
Personalressource intern: Abfrage in den Bereichen oder interne Stellenausschreibungen.
- Personalressource intern: Abfrage in den Bereichen oder interne Stellenausschreibungen.
- Personalressourcen extern: Personal- bzw. Rekruitingabteilung. Je nach Beschäftigungsform sind verschiedene Verträge möglich und ggf. verschiedene Abteilungen zuständig (Arbeitsvertrag, Arbeitnehmerüberlassungsvertrag, Honorarvertrag, Werk- bzw. Dienstleistungsvertrag).
- Sachmittel intern: Buchung intern z.B. über das IT-Portal oder bei Räumen über Outlook
- Sachmittel extern: Beschaffungsabteilung. Abforderung aus Rahmenverträgen oder detaillierte Ausschreibung der erforderlichen Ressource mit Hilfe des Lastenhefts.
Auch bei der Auslösung der Beschaffung erfolgt in der Regel eine Abstimmung / Zustimmung mit dem Auftraggeber oder Steuerungsausschuss.
Kapazitätsplanung
Über die Einsatzmittelplanung werden die Ressourcen zu den jeweiligen Zeitpunkten den Arbeitspaketen zugewiesen. Damit wird ersichtlich, inwieweit Engpässe entstehen können. Wird die Planung nicht frühzeitig begonnen, können:
- aufgrund von Lieferzeiten benötigte Sachmittel nicht rechtzeitig zur Verfügung stehen.
- Personalressourcen mit anderen Aufgaben aus der Linienorganisation ausgelastet sein.
Ein Ressourcenkapazitätsdiagramm stellt die Planung optisch dar. Damit können Über- oder Unterauslastungen rechtzeitig erkannt werden.
Bei Engpässen bzw. zeitlichen Verzögerungen können anhand des Ressourcenkapazitätsdiagramms einzelne Arbeitspakete geschoben werden oder Pufferzeiten innerhalb der Pakete reduziert werden. Ist dieser Kapazitätsausgleich nicht möglich, muss mit den Verantwortlichen besprochen werden, wie Ressourcen z.B. erhöht werden. Im Bereich des Personals könnte beispielsweise ein weiterer Mitarbeitender kurzfristig im Projekt wirksam werden und dafür der bereits geplant Beschäftigte insgesamt wenige in Anspruch genommen werden. Diese Optionen hat der Projektmanager zu erarbeiten und mit den jeweiligen Verantwortlichen abzustimmen und optional zu eskalieren.
Ressourcencontrolling
Während des gesamten Projekts muss die benötigte Quantität und Qualität der Ressourcen überwacht werden ebenso wie die Verfügbarkeit der entsprechenden Ressourcen. Hierzu dient das so genannte Ressourcencontrolling. Beispielsweise ist ein Ausfall im Bereich des Personals z.B. in Folge einer Elternzeit möglich, für die ein Ersatz beschafft werden muss. Aber auch in qualitativer Hinsicht können sich höhere Anforderungen ergeben, die beispielsweise mit einer weiteren Schulung abgedeckt werden. Auch Verschiebungen der zeitlichen Bedarfe sind im Laufe des Projekts möglich und müssen dann über eine angepasste Einsatzmittelplanung erfasst und abgedeckt werden.
Wichtig ist, dass das Projektmanagement jederzeit den Stand der Ressourcen in beiden Dimensionen (Qualität und Quantität) kennt und damit auskunftsfähig gegenüber dem Auftraggeber oder Steuerungsausschuss ist und gegebenenfalls Probleme eskalieren kann.
Nach dem Abschluss dieses Moduls und dem erfolgreichen Beantworten der Kontrollfragen können Sie eine Ressourcenplanung erarbeiten, Ressourcen so ermitteln und beschreiben, dass diese von den Fachabteilungen beschafft werden können, und sind in der Lage, den Ressourcenbedarf zu ermitteln und zu steuern.
