Im IPMA Level D Kurs sowie IPMA Level C Kurs lernen Sie im Modul Governance, Strukturen und Prozesse die hier beschriebenen Themen.
In diesem Modul erhalten Sie alle Informationen zum Thema Projektmanagement, Programmmanagement und Projektportfoliomanagement. Zudem kennen Sie die Möglichkeiten des Projektsupports und die Zusammenarbeit mit den Corporate Centern des Unternehmens.
Was Sie hier lernen:
Einleitung
Mit Projektmanagement werden alle Elemente / Handlungen angesprochen, die zur Durchführung eines Projekts notwendig sind. Damit wird sichergestellt, dass die vorgegebenen Ziele unter Einhaltung der Rahmenbedingungen (Zeit, Budget, technische Systeme) erreicht werden. Das Projektmanagement besteht aus verschiedenen Elementen, die zusammen das Projektmanagement-System bilden.
Projektziele
Das Projektziele steht im Fokus des Projektmanagements. Es umfasst zum einen das eigentliche Ziel (Systemziel) und zum anderen Vorgehensziele z.B. zu Kosten oder Terminen.
Projektorganisation
Die Projektorganisation umfasst die Aufbau- und Ablauforganisation des Projekts. Die Aufbauorganisation bildet dabei die personifizierten Verantwortlichkeiten / Teilaufgaben ab. Die Ablauforganisation regelt die Abläufe im Rahmen des Projekts.
Projektlenkung
Die Projektlenkung umfasst die Planung, Führung, Steuerung sowie Kontrolle der Aktivitäten des Projekts mit dem Fokus der Zielerreichung unter den gegebenen Rahmenbedingungen (z.B. Kosten und Zeit).
Instrumente
Zu den Instrumenten des Projektmanagements gehören die Methoden, Techniken und Verfahren des Projektmanagements.
Mitarbeitende und Kultur
Die am Projekt Beteiligten (Projektmitarbeiter und vom Projekt Betroffene) und die Kultur des Unternehmens sind wohl die wichtigsten Elemente des Projektmanagements. Insbesondere die Unternehmenskultur bestimmt, welchen Stellenwert das Projektmanagement besitzt und wie es konkret im Unternehmen ausgestaltet ist.
Management by Projects
Die Überführung von Methoden des Projektmanagements in die Unternehmensführung wird durch die Anwendung von Management by Projects erreicht. Dabei wird das eher kurzfristige, etappenweise Denken in den Projekten auf das Unternehmensmanagement angewendet. Insbesondere der stete Wandel im Marktumfeld führt dazu, dass Unternehmen anpassungsfähiger sein müssen. Diese Anpassungen können in Form von Projekten oder projekthaftem Handeln erreicht werden. Dabei wird die klassische Organisation reduziert und jeweils nur für die Durchführung der Projekte eine Organisation etabliert.
Grundlagen des Programmmanagements
Analog zur Definition des Projektmanagements kann das Programmmanagement als Summe aller Handlungen verstanden werden, die zur Durchführung eines Programms notwendig sind. Auch hier werden die verschiedenen Elemente des Programmanagements wieder in einem Programmmanagement-System zusammengefasst.
Programmziele
Ein Programm verfolgt ein strategisches Ziel des Unternehmens oder der Organisation. Es dient dem Herbeiführen eines „Change“ im Unternehmen, d.h., Programme sind in Bezug zu Umfang und Komplexität oberhalb eines Projekts anzusiedeln.
Programmorganisation
Analog zur Projektorganisation gestaltet sich die Programmorganisation in eine Aufbauorganisation und eine Ablauforganisation.
Lenkung und Instrumente
Innerhalb eines Programms können verschiedene Projekte durchgeführt werden. Die einheitliche Handhabung der Instrumente wird durch das Programm vorgegeben werden z.B. die Projekt- und Phasenpläne. Damit wird Transparenz hergestellt.
Programmstruktur und Kultur
Die Programmstrukturierung umfasst das Aufteilen der verschiedenen Teilaspekte bzw. Aufgaben des Programms auf die einzelnen Projekte. Die genaue Abgrenzung und Verzahnung der Projekte ist daher sehr wichtig. Die Unternehmenskultur prägt dann neben den Projekten auch das Programmmanagement.
Grundlagen des Projektportfoliomanagements
Das Projektportfoliomanagement sorgt für einen effizienten Ressourceneinsatz im Unternehmen auf die verschiedenen laufenden Projekte. Damit werden die internen Ressourcen optimal ausgelastet und Engpässe frühzeitig erkannt und behoben. Auch das Projektportfoliomanagement besitzt eine Ablauf- und eine Aufbauorganisation. Diese Aufbauorganisation ist im Gegensatz zu der von Programmen und Projekten dauerhaft angelegt, da das Projektportfoliomanagement fixer Bestandteil des Unternehmens ist.
Zu den Aufgaben des Projektportfoliomanagements gehören beispielsweise:
- Projekte bewerten und priorisieren
- Abhängigkeiten der Projekte identifizieren und Konflikte beheben
- Prüfen der einzelnen Projektfortschritte und -berichte
- Zusammenführen aller Informationen und darstellen von kritischen Punkten / Nachsteuerung.
Projektsupport
Der Projektsupport deckt alle administrativen Tätigkeiten innerhalb es Projekts ab. Hierzu gehören beispielsweise die Protokollerstellung, die Anfertigung von Statusberichten, Einsatz bestimmter Methoden und die Organisation des Projektlaufwerks. Der Support kann zum einen in Form von Templates erfolgen oder / und in Form von speziell geschulten Mitarbeitenden, die die Projekte administrativ begleiten.
Vorgaben zu Entscheidungen, Berichterstattung und Qualität
Projekte finden in Unternehmen statt, die auf Grund ihrer vielfältigen Regelungen die Projektabwicklung beeinflussen. Insbesondere gehören hierzu Vorgaben hinsichtlich der:
- Entscheidungsstrukturen
- Berichterstattungsstrukturen
- Qualitätsanforderungen.
Human Resource Management und Unternehmerisches Finanz-Controlling
Das Human Resource Management ist eine weitere Schnittstelle der bestehenden Organisationsstruktur des Unternehmens mit dem Projektmanagement und dem Programmmanagement. Die bestehenden Prozesse, Aufgaben und Zuständigkeiten hinsichtlich z.B. der Personalbereitstellung und -entwicklung müssen berücksichtigt werden.
Ebenso ist das Finanz-Controlling eine etablierte Einheit / verfahren innerhalb des Unternehmens. Daher sind auch dessen Vorgaben bei Management von Projekten / Programmen zu berücksichtigen. Dazu gehören:
- Mittelbeantragung
- Finanzbezogener Informationsfluss
- Investitionsbewertung.
Nach dem Abschluss dieses Moduls und dem erfolgreichen Beantworten der Kontrollfragen kennen Sie die Grundlagen des Projektmanagements, des Programmmanagements und des Projektportfoliomanagements und kennen die unterstützenden und beeinflussenden Funktionen des Unternehmens.
