Im IPMA Level D und Level C Kurs lernen Sie als angehende Projektassistenten im Modul 19 die nachfolgend beschriebenen Inhalte zum Thema Führung. Nach dem Studium des Moduls testen Sie anhand von Überprüfungsfragen Ihren Lernfortschritt.
Was Sie hier lernen:
Was ist Führung?
Der Begriff Führung fasst die Kompetenzen leitender Mitarbeiter zusammen. Führungsaufgaben beinhalten das Vorgeben der Richtung für ein Team oder einzelne Mitarbeiter sowie deren Anleitung. Um angemessen auf verschiedene Situationen zu reagieren, müssen Führungskräfte ihren Führungsstil jederzeit anpassen. Ihre Führungskompetenz zeigen leitende Mitarbeiter gegenüber allen am Projekt Beteiligten.
Um auf unterschiedliche Anforderungen zu reagieren, muss ein Projektleiter verschiedene Führungsstile beherrschen. Er muss seinen Stil flexibel an das Projekt, die Teammitglieder und andere Interessenten anpassen. Nur auf diese Weise gelingt es, die Leistung jedes Mitarbeiters und des gesamten Teams zu optimieren.
Jeder Führungsstil zeichnet sich durch unterschiedliche Möglichkeiten zur Steuerung des Teams und Kommunikationsmuster aus. Das gewählte Handlungsmuster hängt von der Einstellung des Projektleiters zu vorhandenen Konflikten ab. Der gewählte Führungsstil beeinflusst zudem Art und Umfang der Delegation von Aufgaben sowie die Prozesse zur Entscheidungsfindung. In seiner Führungsrolle muss der Projektleiter den Anforderungen und Erwartungen aller am Projekt beteiligten Parteien gerecht werden. Dazu bedarf es einer überzeugenden Argumentation, eines sicheren Auftretens und eines engagierten Einsatzes für das Projekt.
Eine bekannte Theorie zur Führung ist das situative Führungsmodell von Hersey und Blanchard. Abhängig von der Entwicklungsstufe jedes Mitarbeiters variiert der Projektleiter zwischen einem aufgabenbezogenen und einem personenbezogenen Führungsstil.
Voraussetzungen für die Führungsrolle
Wichtige Voraussetzungen für erfolgreiche Führung sind Menschenkenntnis und Vertrauen. Seiner Verantwortung für ein erfolgreiches Projekt wird der Projektleiter gerecht, indem er die Bedürfnisse der einzelnen Teammitglieder und des gesamten Teams erkennt und berücksichtigt. Nur in enger Zusammenarbeit des gesamten Teams wird das Projekt gelingen. In der Führungsrolle muss der Projektleiter sich für sein Team und die Teammitglieder einsetzen, gleichzeitig Anforderungen gegenüber dem Team durchsetzen. Die Kombination dieser sich oft widersprechenden Aufgaben verlangt grosses Einfühlungsvermögen von der Führungskraft. Eine wichtige Basis für das Gelingen ist das Vertrauen der Mitarbeiter. Dieses gewinnen Führungspersonen, indem sie ihren Mitarbeitern Hilfe und Unterstützung anbieten. Gute Führungskräfte geben konsequent klare Linien zu Aufgaben, Zusammenarbeit im Team und Einhaltung von Rahmenbedingungen vor. Gleichzeitig sind sie jederzeit ansprechbar für ihre Teammitglieder.
Führung durch Überzeugung – Ownership und Commitment
Die Akzeptanz einer Führungskraft hängt von ihrer eigenen Bereitschaft ab, für das Arbeitsergebnis des gesamten Teams einzustehen. Die Ursache für Misserfolge sucht der Projektleiter bei sich und nicht im Team. Er hinterfragt seine Führungsrolle und passt sie den Erfordernissen an. Lob für gute Arbeitsergebnisse gibt der Projektleiter an sein Team weiter und motiviert es so zu Leistungssteigerungen. Erfolgreiche Projektleiter kennen keine Probleme, sondern nur Möglichkeiten und Chancen.
In seiner Führungsrolle bringt der Projektleiter jedem Teammitglied Respekt und Akzeptanz entgegen. Er zeigt Interesse an der Arbeit des Teams, indem er regelmässig Feedback zu den Leistungen der einzelnen Mitglieder gibt.
Motivation durch Coaching und Mentoring
Um das Team und jedes einzelne Teammitglied zu Spitzenleistungen zu motivieren, schaffen Projektleiter die optimalen Rahmenbedingungen und sorgen für ein gutes Klima im Team. Mit Anleitung und Unterstützung des Projektleiters erhält jedes Teammitglied die Möglichkeit, seine berufliche Qualifikation zu verbessern. Durch Berücksichtigung der individuellen Fähigkeiten jedes einzelnen Mitarbeiters sorgen Führungskräfte für ein erfolgreiches Gesamtteam.
Coaching und Mentoring sind untrennbar miteinander verbunden. Als Mentor beantwortet der Projektleiter die Fragen seiner Mitarbeiter zu den Projektzielen, Prozessen und typischen Vorgehensweisen im Projekt. Er gibt Informationen weiter und sorgt für Transparenz im Team. Die Aufgabe des Mentors besteht zudem in der Unterstützung des Teams auf menschlich-emotionaler Ebene.
Führen mit Macht und Einfluss
Führung ist auch eine Frage der Macht. Wer Macht ausübt, setzt seine Anforderungen auch gegen Widerstände durch. Macht kann eine Führungskraft aus ihrer hierarchischen Position beziehen oder durch ihre Persönlichkeit ausüben. Seine hierarchische Macht erhält der Projektleiter in Form von Befugnissen und Verantwortung vom Management. Wichtiger für eine erfolgreiche Führung ist jedoch die Macht durch Identifikation des Teams mit der Persönlichkeit seines Projektleiters. Diese Macht verleiht das Team dem Teamführer. Respektiert das Team die Rolle des Teamführers, wird es ihm auch folgen, wenn es von einer Massnahme nicht wirklich überzeugt ist.
Eine Besonderheit der Projektleitung besteht in der begrenzten Zeit der Zusammenarbeit. Die Mitglieder der Projektteams gehören in der Regel verschiedenen Organisationseinheiten an und unterstehen der Weisungsbefugnis ihrer dortigen Vorgesetzten. Insofern ist die hierarchische Macht des Projektleiters eingeschränkt. Als fachspezifischer Vorgesetzter im Projekt befindet sich der Projektleiter in einer Situation der lateralen Führung. Gegenüber seinen Teammitgliedern übt er zwar die fachliche Weisungsbefugnis aus, nicht aber die disziplinarische. Er ist daher umso mehr darauf angewiesen, die Mitglieder im Projektteam durch Überzeugung zu führen.
Die Anerkennung seines Teams erlangt er durch fachliche Kompetenz, den Aufbau von Vertrauen und die Förderung der Verständigung im Team. Vertrauen ist eine Frage der Transparenz. Ein Projektleiter, der dem Team gegenüber seine Zwänge offenlegt, erntet das Verständnis der Mitarbeiter. Planungen, Kommunikationsregeln und andere frei regelbare Rahmenbedingungen legt der Projektleiter gemeinsam mit dem Team fest. Dadurch zeigt er Vertrauen gegenüber den Mitarbeitern und erhält gleichzeitig ihr Zutrauen. Mittel und Werkzeuge zur Schaffung von Vertrauen und Förderung der Verständigung sind wiederum Coaching und Mentoring.
Entscheidungen treffen, vermitteln und durchsetzen
Entscheidungen im Team erfolgen auf drei Ebenen. Auf der ersten Ebene trifft der Projektleiter die Entscheidung. Das Team ist auf sichere Rahmenbedingungen angewiesen und erwartet konsequente Entscheidungen seines Leiters. Da es nicht immer leicht ist, die richtige Auswahl zu treffen, lassen sich Projektleiter vor ihrer Entscheidung auf verschiedenen Ebenen beraten, holen Informationen und Ideen ein. Dabei können sie ihr Team einbeziehen und geben den Teammitgliedern auf diese Weise das Gefühl, sich an der Entscheidungsfindung zu beteiligen.
Ein hilfreiches Werkzeug zur Entscheidungsfindung ist die Entscheidungsmatrix. Sie gewichtet verschiedene Entscheidungskriterien und ordnet ihnen für jede Entscheidungsalternative Bewertungen anhand objektiver Erkenntnisse zu. Durch Multiplikation der Gewichtung mit den Bewertungspunkten erhält jede Entscheidungsalternative eine Punktzahl. Für die Alternative mit der höchsten Punktzahl fällt schliesslich die Entscheidung.
Ist die Entscheidung getroffen, muss der Projektleiter sie im Team durchsetzen. Das gelingt ihm umso leichter, wenn er die Bedürfnisse der Teammitglieder kennt und die Leistungsfähigkeit des Teams richtig einschätzt. Wichtig ist daher, dass er die Ziele so festsetzt, dass sie für jedes Teammitglied erreichbar erscheinen. Fühlt das Team sich mit den Zielen überfordert, ist es wahrscheinlich, dass die Aufgabe scheitert. Zudem verliert der Projektleiter durch falsche Entscheidungen das Vertrauen seines Teams.
Sein Team überzeugt der Projektleiter mit guten Argumenten und sicherem Auftreten. Seine Argumente überlegt er sich vor der Kommunikation seiner Entscheidung. Dabei berücksichtigt er die Erwartungen des Teams, um seine Position sicher durchzusetzen. Seine Entscheidung trägt der Teamführer in einem freundlichen, respektvollen und sicheren Ton vor.
Klare Erklärungen und positive Formulierungen erzeugen eine optimistische Stimmung im Team. Nicht zuletzt muss der Projektleiter sich als guter Zuhörer zeigen. Zum einen zeigt er den Mitarbeitern damit seinen Respekt, zum anderen erhält er Informationen über die Ansichten im Team.
Im dritten Schritt der Entscheidung geht es um ihre Überprüfung. Situationen und Aspekte der ursprünglichen Entscheidungsfindung können sich ändern. Der Projektleiter sollte daher regelmässig die Richtigkeit seiner Entscheidung überprüfen. Notfalls muss er bereit sein, sie zu korrigieren.
Im IPMA Level D und Level C des Kurses lernen Sie Themen kennen, die Sie auf die Qualifikation zum Projektleiter vorbereiten.
