Im Modul Compliance, Standards und Regulationen lernen Sie, wie innere und äussere Einschränkungen sich auf den Projektablauf auswirken und wie sie gemanagt werden können. Sie setzen sich unter anderem mit gesetzlichen Regulierungen, mit einzuhaltenden Normen, aber auch mit Anforderungen, die von anderer Seite an Sie als Projektleiterin bzw. Projektleiter herangetragen werden, auseinander. In diesem Modul erwerben Sie damit die nötigen Kompetenzen für ein erfolgreiches Projektmanagement im Kontext faktischer Beschränkungen, die den Projekterfolg gefährden, wenn sie nicht erkannt und in der Projektplanung bedacht werden.
Im IPMA Level D Kurs sowie IPMA Level C Kurs lernen Sie im Modul Compliance die hier beschriebenen Themen.
Was Sie hier lernen:
Rechtsvorschriften
Der grösste Teil der Einschränkungen resultiert aus Gesetzen: Ihre Projektarbeit findet nicht losgelöst von rechtlichen Verpflichtungen statt, sondern ist immer eingebunden in einen juristischen Kontext. Werden die rechtlichen Bedingungen, innerhalb derer das eigene Projekt stattfindet, nicht beachtet, kommt es schnell zu Klagen oder Forderungen, die nicht nur das Projekt, sondern mitunter die gesamte Organisation gefährden können. Aus diesem Grund ist es von zentraler Bedeutung, alle rechtlichen Einschränkungen herauszuarbeiten und angemessen auf sie zu reagieren. In Zweifelsfällen sollte ein Rechtsbeistand konsultiert werden.
Im Projektkontext sind besonders folgende Rechtsgebiete relevant:
- Vertragsrecht
- Arbeitsrecht
- Gesundheits- und Betriebsschutzrecht
- Umweltschutzrecht
- Datenschutzrecht
Das Einhalten rechtlicher Vorgaben wird als Compliance bezeichnet: Im Projekt werden die Standards nicht aus betriebswirtschaftlichen oder anderen, sondern aus juristischen Gründen beachtet, da eine Nicht-Beachtung sanktioniert werden würde. Grössere Unternehmen betrieben ein Compliance-Management und verfügen über Rechtsabteilungen, die der Projektleitung bei der Projektarbeit beratend zur Seite stehen.
Sicherheit, Gesundheit und Umweltschutz
Vor allem sicherheitsrelevante Aspekte des Projekts erlegen dem Projektablauf einige Einschränkungen auf: Gesundheit- und Umweltschutz werden rechtlich streng reguliert. Darüber hinaus sprechen weitere Gründe für eine hohe Gewichtung entsprechender Projektauflagen. So sind etwa ethische Aspekte zu beachten. Doch auch betriebswirtschaftlich ist es sinnvoll, auf den Gesundheits- und Umweltschutz zu achten, da ansonsten Ausfälle von Mitarbeitenden sowie Imageeinbussen drohen.
Bei internationalen Projekten sollten die Gesetze aller beteiligten Länder eingehend studiert werden, da die Anforderungen an Gesundheits- und Umweltschutz mitunter stark abweichen. Hier kann wiederum eine Rechtsberatung sinnvoll sein.
Sicherheit: Anspruchsvolles Aufgabengebiet
Der Bereich der allgemeinen Sicherheit beinhaltet zahlreiche Aspekte des Schutzes von Mitarbeitenden, Umwelt, Unternehmen und Eigentum. Entsprechend viele Punkte sind in der Planung des Sicherheitskonzepts zu beachten. Zentral sind in diesem Bereich in der Regel der Arbeits- und Datenschutz. Arbeitsschutzmassnahmen zielen darauf, eine grundlegende Sicherheit der Mitarbeitenden zu gewährleisten. Er ist damit verbunden mit dem Gesundheitsschutz: Arbeitsschutzmassnahmen sollen etwa gewährleisten, dass es nicht zu Verletzungen kommt. Wichtig ist hierbei auch die Tatsache, dass Arbeitsschutzmassnahmen nicht nur bei schwerer körperlicher Arbeit oder beim Umgang mit Gefahrstoffen relevant sind. Auch bei reinen Bürotätigkeiten sind Arbeitsschutzauflagen zu beachten – so sollte etwa für ergonomisch eingerichtete Arbeitsplätze und ausreichende Pausenzeiten geachtet werden.
Der zweite wesentliche Sicherheitsbereich, der in allen Projekten dringend zu beachten ist, ist der Datenschutz: In jedem Projekt fallen sensible Daten an, die vor Verlust oder Diebstahl geschützt werden müssen. Neben Betriebsinterna zähen auch persönliche Daten von Kundinnen und Kunden zum zu schützenden Datenmaterial.
Als Projektleiterin bzw. Projektleiter stehen Sie vor der Aufgabe, alle sicherheitsrelevanten Bereiche zu benennen und Sicherheitskonzepte zu erarbeiten. Doch damit ist die Arbeit noch nicht getan. Sie sollten ausserdem etwaige Zwischenfälle einplanen und Notfallpläne entwerfen. Hier ist vor allem der Abschluss bestimmter Versicherungen sinnvoll. Sicherheitskonzepte sollten ferner ausführlich dokumentiert werden, da nur so die Einhaltung überprüft werden kann. Da Sie als Managerin bzw. Manager keine Fachperson für Sicherheit sind, ist es sinnvoll, mit Expertinnen und Experten zusammenzuarbeiten, die etwa die Risikobewertung vornehmen und hinsichtlich der Sicherheitskonzepte beraten können.
Gesundheit: In jedem Projekt ein wesentlicher Faktor
Achten Sie nicht auf die Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden, verstossen Sie nicht nur gegen Arbeitsschutzgesetze, sondern gefährden auch den Projekterfolg – schliesslich müssen Sie sich um Ersatz bemühen und nehmen Imageschäden in Kauf. Der Gesundheitsschutz sollte daher in jedem Projekt priorisiert werden. Interessant ist in diesem Kontext der Umstand, dass die Weltgesundheitsorganisation (WHO) Gesundheit nicht als das blosse Freisein von Krankheit, sondern als körperliches, psychisches und soziales Wohlbefinden definiert. Auf den Gesundheitsschutz der Mitarbeitenden zu achten, bedeutet also mehr, als schwere Schädigungen zu vermeiden. Das Ziel besteht vielmehr darin, ein Projektumfeld zu schaffen, in welchem alle Beteiligten ohne körperliche, psychische oder soziale Unannehmlichkeiten arbeiten können.
Neben den Mitarbeitenden müssen jedoch auch die potentiellen Nutzerinnen und Nutzer geschützt werden. Aus diesem Grund ist das Erarbeiten eines Gesundheitsschutzkonzeptes eine komplexe Angelegenheit: Unterschiedliche Zielgruppen haben unterschiedliche Bedürfnisse und sind im Projektverlauf mit unterschiedlichen Risiken konfrontiert.
Sie sollten sich also ausgiebig damit auseinandersetzen, eine gesundheitsförderliche Projektumgebung zu schaffen. Hierzu kann es hilfreich sein, mit direkten Befragungen und Teamgesprächen zu arbeiten – nur so erfahren Sie, was die Beteiligten tatsächlich benötigen, um sich wohlzufühlen. In der Regel sind abwechselnde Phasen von Anspannung und Entspannung, Flexibilität und Teamdynamik für die Projektbeteiligten von Bedeutung. Darüber hinaus ist auch hinsichtlich des Gesundheitsschutzes eine Beratung durch Fachpersonen sinnvoll. In vielen Unternehmen existiert bereits eine Abteilung für betriebliches Gesundheitsmanagement, die in diesem Falle konsultiert werden kann.
Umweltschutz und Nachhaltigkeit
In den letzten Jahren ist die Aufmerksamkeit, die dem Umweltschutz zuteil wird, kontinuierlich gewachsen. Mittlerweile legen beinahe alle Stakeholder grossen Wert auf die ökologische Verträglichkeit eines Projekts. Auch Fördermittel sind kaum noch zu gewinnen, wenn das Projekt als umweltschädigend eingestuft wird. Als Projektleiterin bzw. Projektleiter sollten Sie daher auch den Umweltschutz als wesentlichen Faktor bei der Projektplanung und -durchführung betrachten. Bei bestimmten Projekten sind darüber hinaus Umweltverträglichkeitsprüfungen sinnvoll oder vorgeschrieben.
In direkter Verbindung zum Umweltschutz steht die Nachhaltigkeit. Ein nachhaltiges Handeln ist ressourcenbewusst und achtet darauf, möglichst wenig erschöpfbare Ressourcen aufzubrauchen und die Folgen für Umwelt und Gesellschaft zu reflektieren. Als Projektleiterin bzw. Projektleiter müssen Sie darauf achten, Nachhaltigkeit und Gewinnstreben in Einklang zu bringen: Das Projekt soll rentabel sein, ohne den Gewinn auf Kosten der Umwelt oder anderer Menschen einzufahren.
Nachhaltiges Handeln ist, sofern es in den Bereich des Umweltschutzes fällt, häufig gesetzlich geregelt. Daneben sind jedoch auch ethische Aspekte sowie die Interessen der Stakeholder zu beachten. Unternehmen, die Ressourcen und/oder Gesellschaften ausbeuten, werden heute beispielsweise von vielen Kundinnen und Kunden gemieden und haben es zunehmend schwerer, Kooperationspartnerinnen bzw. -partner zu finden.
Verhaltensregeln und Berufsvorschriften als Handlungsrichtlinien
Nicht alle Regeln ergeben sich aus gesetzlichen Vorschriften oder den Erwartungen der Stakeholder. Besonders in grossen Unternehmen oder in traditionellen Branchen existieren Verhaltenskodizes und Berufsvorschriften, die der Professionalisierung des Arbeitsfeldes dienen. Hierin wird etwa der Umgang mit Geldgeschenken, das Verhalten gegenüber Kundinnen und Kunden oder der Verhandlungsspielraum bei der Beauftragung von Partnerinnen und Partnern geregelt. Sollte auch in Ihrem Unternehmen ein solcher Kodex gültig sein, ist es Ihre Aufgabe, die Einhaltung aller Vorschriften zu gewährleisten.
Standards, Tools und Projektmanagementkompetenzen
Beschränkt ist die Entfaltung des Projekts darüber hinaus auf den Raum der Kompetenzen der Beteiligten. Hier können Sie als Projektleiterin bzw. Projektleiter direkt ansetzen: Lernen Sie hinzu und erweitern Sie Ihre Kompetenzen, öffnen Sie neue Räume für das Projektmanagement und damit für den Projekterfolg. Gleiches gilt für die Kompetenzen der anderen Beteiligten.
Dass die kontinuierliche Erweiterung eigener Kompetenzen für den Projekterfolg zentral ist, beweist auch ein Blick auf die allgemeine Entwicklung des Projektmanagements. Strategien, die vor wenigen Jahrzehnten noch grosse Erfolge beschert hätten, gelten heute als hoffnungslos veraltet. Zurückzuführen ist das unter anderem auf gesamtgesellschaftliche Veränderungen wie die Hinwendung zu Umweltschutz und Nachhaltigkeit – eine Strategie der Gewinnmaximierung auf Kosten der Umwelt wäre heute beispielsweise nicht mehr erfolgversprechend, da Kundinnen und Kunden sich vom Unternehmen abwenden würden. Daneben ist auch die Entwicklung neuer Tools und Strategien verantwortlich für Veränderungen im Projektmanagement. Heute stehen etwa präzisere Messmethoden und einfacher zu bedienende Organisationstools zur Verfügung.
Profitieren können Sie von all diesen Veränderungen jedoch nur, wenn Sie sich aktiv mit ihnen auseinandersetzen. Informieren Sie sich also im Rahmen von Weiterbildungen und/oder Fachlektüre über Veränderungen in Ihrer Branche und lernen Sie den Umgang mit neuen Tools, um die Möglichkeiten, die Ihnen im konkreten Projekt zur Verfügung stehen, zu erweitern.
Doch nicht nur die Kompetenzen der Beteiligten, sondern auch die des Unternehmens selbst sind für den Projekterfolg von Bedeutung. Verfügen Sie über exzellente Kompetenzen im Projektmanagement, sind Ihrem Projekt kaum Grenzen gesetzt – all das wird jedoch nichts nützen, ist das Unternehmen auf dem Stand der 90er-Jahre stehengeblieben. Sie sollten in diesem Falle mittels Benchmarking, über den IPMA-Excellence-Award oder über das IPMA-Delta-Programm für verlässliche Vergleichszahlen sorgen, um den Handlungsbedarf belegen zu können. Anschliessend können Sie Ihre Kompetenzen einbringen, um die Organisation weiterzuentwickeln. Erfolge lassen sich wiederum mit den genannten Methoden messen.
