In Modul 06 unseres IPMA Level D und Level C Kurses lernen Sie, wie Sie Chancen und Risiken eines Projektes analysieren und wie Sie mit diesen umgehen.
Was Sie hier lernen:
Was sind Chancen und Risiken innerhalb eines Projektes?
Ein jedes Projekt wird von Chancen und Risiken beeinflusst, die einen nennenswerten Einfluss auf das Projekt haben können. Dieser Einfluss reicht von kleinen Beeinträchtigungen bzw. Verbesserungen bis hin zum Scheitern bzw. durchschlagenden Erfolg. Es ist daher sehr wichtig, Chancen und Risiken nicht nur im Auge zu behalten, sondern das gesamte Projekt über umfassend und detailliert zu analysieren. Nur so kann eine ständige Bewertung erfolgen. Bei Bedarf können rechtzeitig entsprechende Massnahmen getroffen werden, um Chancen zu nutzen bzw. Risiken zu beseitigen oder zu minimieren. Das Management dieser beiden Einflüsse kann daher für den Erfolg des Projekts – je nach Art und Grösse – eine entscheidende Bedeutung haben.
Als Chancen werden in diesem Zusammenhang alle positiven Auswirkungen und als Risiken alle negativen Auswirkungen auf das angestrebte Projektziel beschrieben. Während Chancen in der Regel nur jeweils einmalig auftreten, sind Risiken in den meisten Fällen wiederkehrend. Risiken zu managen bedeutet daher in vielen Fällen, aus vergangenen Arbeitsschritten oder Projekten die richtigen Schlüsse zu ziehen, um das entsprechende Risiko angemessen beurteilen zu können. Am Chancen- und Risikomanagement sollten daher mehrere Teammitglieder, Experten und auch Steakholder beteiligt werden.
Welche Struktur wird benötigt, um Chancen und Risiken effektiv zu managen?
Um Chancen optimal zu nutzen und Risiken zu vermeiden oder zu minimieren, ist eine gewisse Struktur innerhalb eines Unternehmens bzw. eines Projekts sehr wichtig. Hierbei ist es sinnvoll, ein Regelwerk zu erstellen, welches den Umgang mit Chancen und Risiken definiert. Sie sollten ihren festen Platz in der Management-Struktur eines jeden Projekts haben. Da Chancen und Risiken sich wie beschrieben durch ihren einmaligen bzw. wiederkehrenden Charakter unterscheiden, sollten sie auch nicht gleich behandelt werden. In vielen Fällen verfügen Unternehmen bzw. Projekte jedoch lediglich über einen Risikomanager, der Chancen meist vernachlässigt.
Um auf Chancen und Risiken vorbereitet zu sein und diese professionell zu managen, ist eine festgelegte Struktur von grossem Vorteil. Hierzu ist es auch wichtig, dass dieses Management ein fester Bestandteil des Projektes ist, der von allen Teammitgliedern und Steakholdern als solcher respektiert wird. In diesem Zusammenhang ist es von entscheidender Bedeutung für den späteren Erfolg eines Projektes, dass dem Team eventuelle Chancen und Risiken niedrigschwellig vermittelt werden.
Chancen und Risiken umfassend identifizieren
Um richtig mit Chancen und Risiken umgehen zu können, müssen diese zunächst als solche erfasst werden. Diese Aufgabe ist in erster Linie dem Projektleiter zuzuweisen, der eine regelmässige Analyse durchführen sollte. Aber auch alle anderen Mitglieder des Teams sollten dies als ihre Aufgabe betrachten, da Chancen und Risiken in allen Bereichen und auf allen Ebenen auftreten können. Wer diesem Management einen festen Platz in jeder wichtigen Besprechung zukommen lässt, sorgt dafür, dass Chancen und Risiken schnell erfasst und ihre (Wechsel-) Wirkungen analysiert werden können.
Um Chancen und Risiken als solche zu erfassen, gibt es grundlegend zwei unterschiedliche Ansätze. Die Top-Down Methode nutzt die Erfahrung und die Unterlagen von vergangenen und vergleichbaren Projekten, um eine Analyse durchzuführen. Dies ist bereits vor dem eigentlichen Start eines Projektes möglich. Die Bottom-Up Methode geht umgekehrt vor und wird frühestens am Ende einer Planungsphase bzw. zu Beginn einer neuen Projektphase angewandt. Dabei werden die bisherigen Planungen oder die bisherige Arbeit im Hinblick auf Chancen und Risiken einer detaillierten Analyse unterzogen.
In beiden Fällen bietet sich die sogenannte SWOT-Analyse an (Strengths/Stärken – Weaknesses/Schwächen – Opportunities/Möglichkeiten – Threats/Gefahren). Diese betrachtet sowohl positive als auch negative Aspekte eines Projektes, sodass man einen guten Überblick erhält. In diesem Zusammenhang ist eine Einteilung von Chancen und Risiken in verschiedene Kategorien sinnvoll. Hierzu eignen sich je nach Projekt zum Beispiel Einteilungen in wirtschaftliche, rechtliche oder personelle Chancen und Risiken. Weiterhin sollten diese nach einem fester Muster dargestellt werden, welches Merkmale wie Nummer und Beschreibung enthält. Insbesondere ist es hier wichtig, die geschätzte Eintrittswahrscheinlichkeit, der Ausmass des Schadens und potentielle Gegenmassnahmen zu erfassen.
Die Analyse und die Bewertung
Bei der Analyse und anschliessenden Bewertung von Chancen und Risiken ist es wichtig, diese möglichst detailliert zu erfassen. Denn nur so werden Chancen überhaupt als solche erkannt bzw. das Schadenspotential von Risiken erfasst. Neben der Beschreibung des Ereignisses an sich sind hierbei die Ursache sowie mögliche Konsequenzen zu notieren. Besonders wichtig – insbesondere bei der Analyse von Risiken – ist die Wahrscheinlichkeit des Eintritts. Anhand dieser Merkmale werden Chancen und Risiken analysiert und es kann über mögliche Gegenmassnahmen entschieden werden.
Da Risiken meist wiederkehrend sind, sollte man sich mit der Eintrittswahrscheinlichkeit und dem Schadenspotential befassen. Hierzu sollte man sich nicht auf eine Meinung verlassen, sondern das Problem mit Experten, anderen Teammitgliedern und Entscheidungsträgern besprechen. Es wird dabei zwischen einer qualitativen und einer quantitativen Risikoanalyse unterschieden. Erstere stellt Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenspotential gegenüber und teilt verschiedene Risiken in Klassen ein. Je nach Wahrscheinlichkeit und dem potentiellen Schaden können so Gegenmassnahmen getroffen oder die Risiken „ignoriert“ werden. Bei der quantitativen Risikoanalyse handelt es sich um eine Wahrscheinlichkeitsrechnung. So werden zusätzliche Kosten und Verluste bei Schadenseintritt gegenübergestellt. Hierbei ist jeweils zu beachten, mit welcher Wahrscheinlichkeit ein bestimmtes Ereignis eintritt. Anhand dieser Gegenüberstellung kann errechnet werden, ob sich Massnahmen zur Risikominderung finanziell lohnen.
Sowohl bei der qualitativen als auch bei der quantitativen Variante gilt es zudem, Indizien und Signale für den Erfolg von entsprechenden Massnahmen zu analysieren. Nur so kann abgeschätzt werden, ob diese Massnahmen auch erfolgsversprechend sind und das Risiko ausreichend mindern können. Bei der Analyse und Bewertung von Chancen sollte man analog vorgehen, wobei man sich dem Unterschied von Chancen und Risiken stets bewusst sein sollte.
Mit welcher Strategie tritt man an Chancen und Risiken heran?
Bei der Handhabung gibt es zwischen Chancen und Risiken entscheidende Unterschiede. Chancen kann man vollständig oder teilweise realisieren bzw. nutzen oder auch komplett ignorieren. Zudem kann man durch bestimmte Massnahmen die Wahrscheinlichkeit erhöhen, eine Chance zu realisieren.
Bei Risiken gibt es deutlich mehr Strategien, um mit diesen umzugehen. Die einfachste Möglichkeit ist es, ein Risiko zu akzeptieren und keine direkten Massnahmen zu ergreifen. Hierbei gilt es, zwischen einer aktiven und einer passiven Akzeptanz zu unterscheiden. Während man bei der passiven Variante nichts tut, legt man im aktiven Fall einen Teil seines Budgets als Reserve zurück. Zudem kann man Risiken eliminieren und minimieren. Im ersten Fall geht man riskanten Situationen komplett aus dem Weg, was aber nicht selten zu neuen Risiken führt. Möchte man ein Risiko minimieren, muss man die Eintrittswahrscheinlichkeit oder das Schadenspotential deutlich verringern. Eine beliebte Möglichkeit ist es zudem, sich gegen den finanziellen Schaden von Risiken zu versichern. Je nach Projekt kann man das Risiko auch verlagern. Dies umfasst zum Beispiel veränderte Absprachen mit einem Zulieferer, der beim Schadenseintritt dafür aufkommt.
In der Regel sollte man sich auf Massnahmen verlassen, die die Eintrittswahrscheinlichkeit oder die potentielle Schadenshöhe eliminieren oder minimieren. In der Gesamtübersicht eines Projektes sind diese Massnahmen in den meisten Fällen erfolgsversprechend, da bei den anderen Varianten zu hohe Kosten oder ein zu hohes Risiko entstehen. Wichtig ist hierbei, dass ein konkreter Plan erstellt wird. Dabei ist auch die Ökonomie der Massnahmen zu beachten, also die Frage, ob diese sich bei einer Gegenüberstellung mit dem Risiko- bzw. Chancenpotential lohnen.
Risiken mit Trends visualisieren
Um Risiken und Chancen und deren Trends besser erfassen und bewerten zu können, eignen sich Techniken zur Visualisierung. Hierbei können der Risikoklassen- bzw. Risikotrend-Graph genutzt werden. Ersterer stellt Risikoklassen (z.B. Organisation, Technologie, Qualität) in einem Spinnennetz-Diagramm dar. Der Risikotrend-Graph visualisiert dagegen die zeitliche Entwicklung verschiedener Risiken und deren Gegenmassnahmen. So ist es möglich, Trends zu erkennen und die Projektarbeit anzupassen. Unabhängig von der Art der Darstellung ist es zudem wichtig, Risiken aller Art im Team offen zu kommunizieren. Dies trägt zu einem positiven Projektverlauf und einem konstruktiveren Umgang mit Chancen und Risiken bei.
In Modul 06 unseres IPMA Level D und Level C Kurses lernen Sie, Chancen und Risiken eines Projektes zu identifizieren, darzustellen und zu bewerten.
