Hauptbeteiligte an Projekten sind in erster Linie Menschen. Geprägt ist die Projektarbeit daher, so organisiert und ökonomisiert sie auch sein mag, immer von zwischenmenschlichen Beziehungen. Hapert es hier, leidet die Zusammenarbeit, was letztlich den gesamten Projekterfolg gefährdet. Das Modul Beziehungen, das im IPMA Level C und Level D Kurs durchlaufen werden muss, zielt darauf ab, zwischenmenschliche Beziehungen positiv zu gestalten und die Zusammenarbeit auf diese Weise zu verbessern. Sie lernen alle notwendigen Kompetenzen für ein aktives Beziehungsmanagement und werden so in die Lage versetzt, als Projektleiterin oder Projektleiter nicht nur die formalen Aspekte, sondern auch die Zusammenarbeit effektiv gestalten zu können.
Was Sie hier lernen:
Beziehungspflege: Beziehungsebene als zentraler Faktor
Jede zwischenmenschliche Beziehung baut grundlegend auf Kommunikation: Treten wir mit anderen Menschen in Kontakt, kommunizieren wir. Kommunikation beschränkt sich dabei keineswegs auf Mündlichkeit und Schriftlichkeit – sie erfolgt auch nonverbal, etwa über die Mimik, über unsere Körperhaltung oder durch unser allgemeines Verhalten. Unterteilen lässt sich unsere Kommunikation dabei in zwei grundlegende Elemente: Neben der Kommunikation auf einer sachlichen Ebene erfolgt immer auch eine solche auf der Beziehungsebene. Obwohl wir uns in professionellen Beziehungen meist bemühen, letzteren Aspekt der Kommunikation auszublenden, gelingt es uns nicht, ihn in den Bereich des Irrelevanten zu verschieben: Wir verhalten uns immer als Menschen zu Menschen und bringen dementsprechend emotionale Aspekte in die Kommunikation ein – was uns nicht unbedingt bewusst ist.
Wer sich dessen bewusst ist, kann die Kommunikation auf der Beziehungsebene, die einen kaum überschätzbaren Stellenwert einnimmt, in der Gestaltung beruflicher Beziehung bewusst einsetzen, um für ein möglichst angenehmes Arbeitsklima zu sorgen. Ein aktives Beziehungsmanagement setzt an diesem Punkt an und baut zunächst auf basalsten kommunikativen Aspekten. Durch folgende Massnahmen lässt sich die Beziehung zu anderen Menschen meist deutlich verbessern:
- Interesse zeigen
- aktiv zuhören
- sich öffnen
- Gesprächsbereitschaft signalisieren
- respektvoll und wertschätzend auftreten
- geteilte Informationen merken
Es lohnt sich, zu Beginn eines Projekts intensiv in die Beziehungsarbeit zu investieren, da so die Weichen für die spätere Zusammenarbeit gesetzt werden. Wird bereits zu Beginn ein angenehmes Arbeitsklima geschaffen, in welchem sich alle Beteiligten respektiert und als Menschen erwünscht fühlen, gelingt die Zusammenarbeit leichter. Darüber hinaus wird auf diesem Wege die Motivation der Beteiligten erhöht.
Möchten Sie das Beziehungsmanagement möglichst strategisch angehen, kann es hilfreich sein, eine Beziehungslandkarte zu entwerfen, in welcher sie festhalten, welche Beteiligten wie nah am Projektkern situiert sind. Je näher eine Person dem Kern des Projekts steht, desto intensiver sollte das Beziehungsmanagement ausfallen.
Soziale Netzwerke: Beziehungsmanagement als Schlüssel zum Erfolg
Beziehungen lassen sich jedoch nicht nur projektbezogen, sondern auch in einem grösseren Rahmen pflegen. Hierzu bieten sich soziale Netzwerke herkömmlicher oder neuerer Form an: Über Alumni-Verbände, Interessenvereine oder soziale Netzwerke wie Xing oder LinkedIn lassen sich Beziehungen zu Personen aus der eigenen Branche pflegen. Sie werden damit zu einem sozialen Kapital, auf das im Bedarfsfalle zurückgegriffen werden kann. Aus derartigen Beziehungen, die über eine längere Zeit gepflegt werden und entsprechend investitionsintensiv sind, ergeben sich mitunter fruchtbare Geschäftspartnerschaften. Daneben werden andere wertvolle Kontakte über derartige Beziehungsnetzwerke vermittelt. Die Investitionen zahlen sich letztlich also aus.
Zu beachten ist jedoch, dass der blosse Beitritt zu einem Netzwerk nicht genügt. Er ist vielmehr der erste Schritt hin zu einer intensiveren Beziehungsarbeit, die auf regelmässigen Austausch setzt. Hierbei stehen nicht ausschliesslich professionelle Aspekte im Vordergrund: Auch auf gemeinsame Interessen oder eine gemeinsame Vergangenheit, die etwa bei Alumni-Verbänden die Grundlage des Netzwerks bildet, lassen sich Beziehungen gründen, die direkt oder indirekt geschäftlich nutzbar gemacht werden können.
Empathie, Vertrauen, Respekt und Wertschätzung: Beziehungen positiv gestalten
Der Aufbau und Erhalt wichtiger Beziehungen gelingt Ihnen jedoch nur, wenn Sie über gewisse Basiskompetenzen des Beziehungsmanagements verfügen. Bei diesen Basiskompetenzen handelt es sich um grundlegende zwischenmenschliche Fertigkeiten, die auch in anderen Lebensbereichen benötigt werden: Sie müssen empathisch sein und anderen Menschen Vertrauen, Respekt und Wertschätzung entgegenbringen können. Was selbstverständlich klingt, ist in der Praxis jedoch nicht unbedingt leicht umzusetzen. Aus diesem Grund ist es lohnenswert, diese Basiskompetenzen noch weiter zu unterteilen, um letztlich einzelne Handlungsempfehlungen sichtbar zu machen, die in der Praxis des Beziehungsmanagements befolgt werden sollten.
Empathisch agieren
Ein empathisches Auftreten legen Sie an den Tag, wenn Sie alle Mitarbeitenden und anderweitig Beteiligten nicht in erster Linie als Manövriermasse, sondern als Menschen betrachten. Gestehen Sie ihnen Räume zu, in denen sie als Menschen auftreten können und als solche wahrgenommen werden. Dazu gehört auch, als Projektleiterin bzw. Projektleiter Gesprächsbereitschaft zu signalisieren, Sorgen oder Kritik nicht zu ignorieren oder zu sanktionieren und durch Ihren Führungsstil für eine offene Atmosphäre zu sorgen.
Vertrauen entgegenbringen
Alle Mitarbeitenden werden sich wohler fühlen, wenn ihnen Vertrauen entgegengebracht wird. Signalisieren Sie Ihrem Team, dass Sie in seine Fähigkeiten vertrauen, indem Sie Räume für die eigenständige Erarbeitung von Lösungen gewähren, Vorschläge zur Gestaltung des Projekts nicht kategorisch zurückweisen und mit regelmässigen Projektmeetings dafür sorgen, dass alle Beteiligten in einen offenen Austausch treten können, in denen sie als gleichberechtigte Teammitglieder auftreten. Auf diese Weise zeigen Sie Ihrem Team, dass sie es nicht nur respektieren, sondern seine Arbeit wertschätzen. Widerstände werden so vermieden, die Motivation steigt und das Arbeitsklima wird verbessert.
Reflektiertes Auftreten
Möglich ist all das nur, wenn Sie Ihr eigenes Auftreten als Projektleiterin bzw. Projektleiter beständig reflektieren: An welchen Werten orientieren Sie sich und warum tun Sie das? Vor welchen Problemen stehen Sie im Umgang mit Ihrem Projektteam? Gehen Sie angemessen mit auftretenden Wertkonflikten um? Inwieweit sind Sie an bestehenden Konflikten beteiligt oder für sie verantwortlich? Welche Spannungen entstehen in der Zusammenarbeit und wie könnten Sie entgegenwirken? Hinterfragen Sie Ihr eigenes Handeln und die hinter diesem Handeln stehenden Grundannahmen! Auf diesem Wege gelangen Sie nicht selten zu neuen Erkenntnissen, die Sie zu möglichen Lösungen für Konflikte führen und eine bessere Zusammenarbeit ermöglichen.
Visionen und Ziele: Teamgeist wecken
Gemeinsame Ziele und Visionen schweissen ein Team zusammen, was sowohl für die Arbeitsatmosphäre als auch für die Effizienz von Vorteil ist. Aus diesem Grund ist es sehr empfehlenswert, im Team eine gemeinsame Vision auszuarbeiten und Ziele zu formulieren, auf die gemeinsam hingearbeitet wird.
Bei einer Vision handelt es sich um eine prägnante Zielvorstellung, die emotional formuliert ist und Interesse weckt, ohne jedoch konkrete Schritte, die zum Erreichen des formulierten Ziels führen, zu beinhalten. Die Vision ist eine Art Antreiber für das gesamte Projekt: Sie ist die gemeinsame Vorstellung, auf die alle hinarbeiten. Die Erarbeitung der Vision sollte im Team erfolgen, da nur auf diese Weise sichergestellt werden kann, dass alle Beteiligten sie für erstrebenswert halten. Hierbei dürfen herkömmliche Effizienzerzählungen zunächst einmal über Bord geworfen werden: Es geht darum, alle Beteiligten emotional anzusprechen. Auf diese Weise soll dafür gesorgt werden, dass ein Teamgeist entsteht, der die Beziehungen und damit auch die Zusammenarbeit nachhaltig prägt.
Zur Verdeutlichung bieten sich plakative Bilder an. Stellen Sie sich den Projektleiter bzw. die Projektleiterin etwa als Leiterin bzw. Leiter einer Expedition in ein entlegenes, schwer zu erreichendes Gebiet vor: Nur, wenn alle Mitglieder des Expeditionsteams wirklich überzeugt und motiviert sind, wird die Reise ein Erfolg. Genau darum geht es bei der Erarbeitung einer Vision: Wecken Sie Interesse und arbeiten Sie gemeinsam heraus, wofür sich eine mitunter beschwerliche Expedition wirklich lohnt. Am Ende dieser intensiven Gruppenarbeit steht ein gemeinsames Ziel, das alle Beteiligten vertreten und das damit der Leitfaden der weiteren Zusammenarbeit wird.
Mit einer partizipativen Erarbeitung der Projektvision legen Sie den Grundstein für eine gelungene Zusammenarbeit, da alle Beteiligten sich von Beginn an als wertvolle Mitglieder des Teams begreifen, deren Ideen geschätzt werden und die als Einzelne unverzichtbare Teile des Gesamtteams sind. Das Projekt wird damit von schnöder Arbeit zur gemeinsamen Reise zu einem gemeinsam formulierten Ziel, was ungeahnte Energien freisetzt und für den Projekterfolg unverzichtbar ist.
Ihre Aufgabe als Projektleiterin bzw. Projektleiter besteht im Anschluss darin, ausgehend von der Projektvision greifbare Projektziele und -zwischenziele zu definieren, deren Erreichen in regelmässigen Teammeetings immer wieder kontrolliert wird. Darüber hinaus ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass alle Beteiligten ihre Aufgaben tatsächlich übernehmen – hier ist wiederum Kommunikation gefragt.
