Organisation, Information und Dokumentation

Gute Projektleitung steht für das Erreichen des Projektziels durch erfolgreiche Organisation, Information, Dokumentation und Kontrolle.

Im IPMA Level D Kurs sowie IPMA Level C Kurs vermittelt Ihnen das Modul 06 die notwendigen Kenntnisse über die Planungs-, Leitungs-, Dokumentations- und Kontrollaktivitäten einer guten Projektabwicklung.

Die Grundvoraussetzung für die Projektorganisation ist ein konkreter Projektauftrag mit Übertragung angemessener Verantwortung. Nur so ist es für den Projektleiter möglich, den vielfältigen Anforderungen gerecht zu werden, wie beispielsweise die Verteilung der Aufgaben und die Zuordnung der Verantwortungsbereiche entsprechend den verschiedenen Ebenen. In einem Projekt gibt es mindestens drei Organisationsebenen:

• die Auftraggeber-Ebene
• die Projekt-Ebene
• die Ausführungsebene

Projektbezogenes Handeln durch die richtigen Informationen

Innerhalb der Ebenen werden die für ein Projekt nötigen Informationen vermittelt. Dabei erfolgt die Vorgabe der zu erreichenden Ziele von der Auftraggeber-Ebene. Die Projektorganisation führt zum Projektziel, wenn auf dem Weg dorthin alle Ansprechpartner der Projektebenen in der Lage sind, die ihnen klar zugeordneten Aufgaben zu erledigen. Und das geht nur mit den entsprechenden und zeitnahen Informationen, die – je nach Informationsgehalt – in mehrere Richtungen erfolgen.

Da an einem Projekt viele Personen beteiligt sein können, ist es wichtig, den Informationsfluss so zu lenken, dass zwar jede Ebene die für ihren Bereich notwendigen Informationen erhält, sie allerdings darüber hinaus nicht über Projektinterna in Kenntnis gesetzt werden muss. Dieses Vorgehen erleichtert die Geheimhaltung von sensiblen Daten, wobei den Projektmitarbeitenden ihre Schweigepflicht bewusst sein sollte.

Die in diesem Zusammenhang oftmals erwähnten Stakeholder sind nicht direkt am Projekt beteiligt. Es handelt sich vielmehr um Personen oder Personengruppen, die aus verschiedenen Gründen ein Anrecht auf Informationen haben, da sie in irgendeiner Weise von dem Projekt betroffen sind. Streng genommen ist auch der Auftraggeber ein Stakeholder, denn er möchte ebenso über alle massgeblichen Projektschritte informiert werden. Ebenso gut können es Anwohner sein oder soziale Verbände. Um das Projektziel nicht zu gefährden, ist es wichtig, die Stakeholder gleich zu Beginn in den Kommunikationsprozess mit einzubeziehen und Personen festzulegen, die für den notwendigen Informationsfluss an die Stakeholder verantwortlich sind.

Projektinformationen müssen dokumentiert werden

Während der Projektentwicklung müssen die Informationen dokumentiert und die Dokumentationen bei jeder Änderung aktualisiert werden. Deshalb ist es wichtig, dass ein Versionsmanagement eingerichtet wird.

Durch das Versionsmanagement und den Aufbau der Projekt-Dokumentation können sämtliche das Projekt betreffende Informationen gebündelt und gesichert werden. Die niedergeschriebenen Projekt-Zwischenergebnisse gewährleisten eine umfassende Übersicht auf den aktuellen Projekt-Status.

Damit sich alle Projektmitwirkenden orientieren können, wird die Projektorganisation schliesslich in einem Organigramm dargestellt.

Die verschiedenen Formen der Projektorganisation

Die Projektorganisation wird zeitlich auf ein Projekt ausgerichtet und endet mit Projektabschluss. Welche Projektorganisationsform für ein Projekt infrage kommt, richtet sich dabei nach der Grösse des Projekts.

Beispiele für Projektorganisationen sind:

• die reine oder autonome Projektorganisation
• die Matrix-Projektorganisation
• die Stabs-Projektorganisation

Die reine oder autonome Projektorganisation

Bei dieser Form handelt es sich um eine eigenständige Organisation. Die Projektmitarbeiter verschiedener Fachabteilungen werden abgezogen und arbeiten ausschliesslich für dieses Projekt. Sie erhalten in dieser Zeit die Anweisungen von dem allein verantwortlichen und mit den entsprechenden Kompetenzen ausgestatteten Projektleiter. Dieser ist wiederum dem Auftraggeber und dem Lenkungsausschuss unterstellt.

Da es keine weiteren Vorgesetzten für die Projektmitarbeiter gibt, entfällt die Notwendigkeit zur Abstimmung. Die Befugnisse und Verantwortlichkeiten sind klar geregelt. Diese Projektorganisationsform eignet sich vor allem für grössere und aufwendige Projekte.

Die Matrix-Projektorganisation

Bei der Matrix-Projektorganisation werden die Mitarbeiter nicht von ihren Stammabteilungen abgezogen, sondern arbeiten „Teilzeit“ für das Projekt. Sie haben somit einen Projekt- und einen Abteilungsleiter (Linienverantwortlicher), weshalb sich die beteiligten Parteien abstimmen müssen. Der Projektleiter ist zwar für das Erreichen des Projektzieles verantwortlich, ihm steht allerdings nur die fachliche Weisungsbefugnis zu. Die disziplinarische Weisungsbefugnis obliegt dem Abteilungsleiter.

Die Matrix-Projektorganisation ist die am meisten verbreitete und in vielen Fällen wirtschaftlichste Organisationsform. Sie eignet sich für mittlere und grosse Projekte.

Die Stabs-Projektorganisation

Der Projektleiter ist bei dieser Organisationsform der Unternehmensleitung unterstellt und für die Koordination des Projektverlaufs zuständig. Er darf nur beratend tätig sein, denn er hat weder Projektverantwortung noch Entscheidungskompetenz. Auch hat er keine Weisungsbefugnis gegenüber den Projektmitarbeitern.
Diese Form ist geeignet für kleine bis mittelgrosse Projekte.

Die Rollenzuordnung und Aufgabenverteilung im Projekt

Innerhalb eines Projekts werden jeder Person bestimmte Aufgaben zugeteilt, ähnlich wie bei einer Stellenbeschreibung. Dabei handelt es sich um sehr verschieden ausgestaltete Aufgaben, je nachdem, welche Rolle diejenige Person in den Projektebenen einnimmt.

• Der Projektauftraggeber hat die Gesamtverantwortung für das Projekt. Er gibt die Rahmenbedingungen vor, innerhalb denen der Projektleiter tätig werden kann, definiert die Anforderungen an das Projekt und ist für die Festlegung der Projektziele und die Freigabe des Projektauftrages zuständig.
• Der Projektlenkungsausschuss/Lenkungsausschuss/Lenkungskreis ist das oberste Gremium, das die Interessen aller am Projekt Beteiligten vertritt. Als Vorsitzender des Lenkungskreises hat der Auftraggeber die alleinige Entscheidungskompetenz. Die anderen Lenkungskreis-Mitglieder stehen beratend zur Seite und unterstützen den Auftraggeber. Diesem Lenkungskreis muss der Projektleiter Rechenschaft ablegen.
  Der Lenkungskreis wird meist bei grösseren Projekten eingerichtet, besteht für die Dauer des Projektes und endet mit dem erfolgreichen Abschluss. Damit das Lenkungskreis-Gremium seinen vielfältigen Aufgaben gerecht werden kann, müssen regelmässig Lenkungskreis-Sitzungen stattfinden. In Engpass-Situationen sorgt der Lenkungskreis für die vernünftige Reihenfolge der Aufgaben und für die Sicherstellung der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen.
  Der Lenkungsausschuss ist die übergeordnete Instanz, die das Objekt steuert, mit der Gesamtverantwortung für den erfolgreichen Projektabschluss.
• Die Projektleitung muss nicht unbedingt vom Fach sein. Um allerdings die verschiedenen Anforderungen des Projektes optimal koordinieren zu können, sollte ein Projektleiter über fachliches Verständnis verfügen. Seine Aufgaben sind sehr umfangreich. Zum Beispiel muss er im Planungsbereich den Projektstrukturplan erstellen, als Koordinator die Zeit- und Ressourcenplanung mit anderen Abteilungen abstimmen, in der Steuerungsphase regelmässig kontrollieren, Pläne und Dokumente aktualisieren und Änderungen managen.
• Die Mitglieder des Fachausschusses werden durch den Lenkungskreis ernannt. Sie sind für die Beratung des Projekt-Teams zuständig. Ihre Aufgabe ist es, den Projektmitarbeitenden während der gesamten Projektzeit mit Fachwissen zur Seite zu stehen und sie bezüglich der Auswirkungen von Entscheidungen und Risiken bei der Ausführung zu beraten. Der Fachausschuss vertritt das Projekt-Team gegenüber dem Projektlenkungsausschuss wie beispielsweise bei Projekt-Änderungsvorschlägen. Er hat keine Entscheidungskompetenz.
  Letztendlich entscheidet der Lenkungsausschuss über eingehende Anfragen oder Vorschläge.

Weitere Projektmitwirkende

• Neben dem Fachausschuss sind meist Sachverständige wie beispielsweise Steuerberater oder Juristen Ansprechpartner für die weitreichenderen rechtlichen Fragen.
• Begleitgruppen können die Projekte ebenfalls unterstützten. Sie müssen die teilweise entgegengesetzten Erwartungen und bestehenden Befürchtungen der Stakeholder durch entsprechende Beratungstätigkeit mit dem Projektvorhaben in Einklang bringen.
• Weiterhin benötigt ein Projekt Projektmitarbeiter, die über entsprechende Fachkompetenz verfügen und als Team dazu beitragen, dass das Projektziel zu aller Zufriedenheit erreicht wird. Inwieweit die Projektmitarbeiter dem Projektleiter unterstellt sind, richtet sich nach der jeweiligen Form der Projektorganisation.

Organisation und Dokumentation

Damit ein Projekt kontinuierlich und störungsfrei abläuft, sind neben der Arbeitskraft von Fachleuten Informationen und Dokumentationen auf allen Hierarchieebenen nötig.

Diese werden gewährleistet durch:

• das Projekthandbuch, welches die einzuhaltenden Regeln und die projektrelevanten Informationen enthält. Es wird vom Projektleiter erstellt. Dieser ist auch für das Einpflegen der Änderungen verantwortlich. Jede neue Version muss allerdings wieder durch den Lenkungsausschuss freigegeben werden.
• die verschiedenen Meetings, bei denen der Lenkungsausschuss nach Bedarf, allerdings dreimal jährlich verpflichtend, zusammenkommt. Das Projektstatus-Meeting, das monatlich erfolgt und alle anderen Meetings, die nach Bedarf stattfinden.

Projekt-Meetings benötigen sorgfältige Vorbereitung und klare Strukturen. Damit sie erfolgreich abgehalten werden können und den vorgesehenen Zweck erfüllen, sollten sie folgende Anforderungen erfüllen:

• klar definierte Rollen
  Als Grundbesetzung gelten der Moderator, die Teilnehmer und der Protokollführer.
• geregelter Ablauf
  Das Meeting sollte in Eröffnung – Hauptteil – Abschluss aufgeteilt sein.
• Pünktlichkeit
  Ferner sollte das Meeting pünktlich beginnen und pünktlich enden. Diskussionen und Meinungsaustausch sollten nur während des Meetings möglich sein.
• aktive Gestaltung
  Eine positive Gesprächsatmosphäre, das Einbeziehen der Teilnehmer und die Förderung von Diskussion sind wichtig für ein erfolgreiches Projektbesprechungstreffen.
• Nachbearbeitung des Meetings
  Die wesentlichen Aspekte und Entscheidungen sollten protokolliert werden.

Die Projektleitenden haben somit grosse Verantwortung. Sie müssen sich um viele Dinge beinahe gleichzeitig kümmern, diese teilweise dokumentieren und im Nachhinein kontrollieren. In diesem Kapitel haben wir einige wesentliche Aufgaben des Projektleiters aufgezeigt.

Eine kurze Zusammenfassung der Projektleiter-Aufgaben

Der Projektleiter:

• ist für die Planung, Steuerung und Überwachung eines Projektes zuständig,
• legt dabei den Rahmen für die Projektorganisation fest,
• definiert das Projektziel,
• erstellt das Projekthandbuch und führt dieses,
• wählt das Projekt-Team,
• ist für das Stakeholder-Management und die entsprechende Kommunikation zuständig,
• bereitet Meetings vor und moderiert diese,
• erstattet die entsprechenden Berichte an den Auftraggeber beziehungsweise an die Unternehmensleitung,
• stellt Änderungsanträge und
• vertritt das Projekt nach aussen.

Dies sind allerdings bei weitem nicht alle Aufgaben des Projektleiters. Deshalb gehen grössere Firmen mittlerweile dazu über, dem Projektleiter eine Projektassistenz zur Seite zu stellen, die ihn unterstützt und vom Tagesgeschäft entlastet.

Starten Sie Ihre Zukunft als Projektleiter doch gleich: Buchen Sie den IPMA Level D Kurs oder den IPMA Level C Kurs. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg.