Monitoring im Projektmanagement erklärt

Oft wird das Thema «Monitoring» in einem falschen Kontext gesehen und teils auch falsch übersetzt. Es geht dabei nicht um Überwachung, sondern um Transparenz. In einer Form der Zusammenarbeit, bei der kein externer Leader die Umsetzung eines Produktes steuert, sondern ein Team sich selbst organisiert, ist es ein zentrales Erfolgselement, bei dem die beteiligten Rollen wissen, wo sie und ihre Kollegen stehen und wie die aktuelle Situation ist. Dabei sollte stets gelten: Jede Art des Monitorings ist nur dann sinnvoll, wenn sie dem Team (oder Teilen des Teams) hilft, ihre Arbeit besser zu machen und damit zum Gesamterfolg beizutragen. Wo dies nicht der Fall ist, sollte die Sinnhaftigkeit überprüft werden.

Resultate des Monitorings sollten immer transparent zur Verfügung stehen. In vielen Fällen werden diese auf einem Information Radiator, einer physischen oder virtuellen (z.B. über Monitor ausgegebenen) Anzeigetafel dargestellt. Neben relativ üblichen Anzeigen wie einem Burn-Down- Chart oder Task-Board haben unterschiedliche Teams für sich ganz unterschiedliche Monitorings als zielführend und unterstützend definiert. Dazu gehören beispielsweise:

• die Darstellung, in welchem Maße Sprint-Ziele erreicht wurden (Sprint Goal Success Rate)
• die Darstellung von Fehlern und Defekten, welche nicht selbst erkannt wurden (Sscaped Defects)
• die Geschwindigkeit (Velocity)
• die Team- und Kundenzufriedenheit
• Veränderungen in der Teamzusammensetzung
• u.v.a.

Burn-Down-Chart

Ein Burn-Down-Chart ist eine Darstellung, welche die verbleibende Arbeit innerhalb einer Aufgabenstellung (z.B. innerhalb eines Sprints oder eines Releases – je nach Einsatzbereich) fokussiert. Dabei wird die noch verbleibende Arbeit auf der vertikalen Achse und der Zeitverlauf auf der horizontalen Achse dargestellt. Ein solches Diagramm wird benutzt, um vorherzusagen, wann die Arbeit vollständig erledigt sein wird bzw. ob das zum geplanten Zeitpunkt der Fall sein wird. Zur einfacheren Übersicht wird oft eine Trendlinie eingesetzt, welche darstellt, welche Ideallinie gegeben wäre, um innerhalb der zur Verfügung stehenden Zeiteinheit die vereinbarte Arbeit umzusetzen. Durch den Einsatz einer Trendlinie lässt sich einfach darstellen, für wann mit einer Fertigstellung der vereinbarten Arbeit zu rechnen ist, sofern keine zusätzlichen Anforderungen aufgenommen werden und das Entwicklungsteam seine Geschwindigkeit beibehalten kann.

Oft wird auch mit einer idalen Burn-Down-Linie gearbeitet, welche darstellt, wie bei gleichbleibender Umsetzungsgeschwindigkeit der Entwicklungsverlauf sein sollte, um das Entwicklungsziel zu erreichen.

Burn-Ups, also Stellen, wo der verbleibende Arbeitsaufwand grösser wird, deuten darauf hin, dass entweder neue Aufgaben aufgenommen wurden oder im Rahmen von Neuschätzungen Anpassungen in Bezug auf den verbleibenden Aufwand erkannt wurden.

Burn-Down-Bars

Burn-Down-Bars sind Burn-Down-Charts ganz ähnlich. Dabei wird allerdings zwischen einem ursprünglichen Arbeitsaufwand und hinzugekommenen Aufwänden unterschieden. Ursprüngliche Aufwände werden auf der positiven Seite der vertikalen Achse dargestellt, wohingegen neu hinzugekommene Aufwände auf der negativen Achse dargestellt werden. Die 0-Linie, also der Zeitpunkt, zu welchem kein Restaufwand mehr zu leisten sein wird, wandert dadurch «nach unten» und das voraussichtliche Projektende (bei gleichbleibendem Aufwand und Geschwindigkeit) lässt sich dort anzeigen, wo die Trendlinie die neue Basislinie kreuzt.

Burnn-Up-Chart

Eine andere, alternative Darstellung stellt das Burn-Up-Chart dar. Dabei steht die bereits erledigte Arbeit im Fokus. Die Performance-Linie steigt und die Extrapolation des Graphen für die geleistete Arbeit und des Arbeitsvorrates zeigt an, zu welchem Zeitpunkt (bei gleichbleibendem Aufwand und gleichbleibender Geschwindigkeit) eine Fertigstellung der Arbeit wahrscheinlich ist.

Bei all diesen Darstellungen ist es wichtig, zu verstehen, dass die dargestellten Informationen nur dazu geeignet sind, einen groben Überblick zu verschaffen, und nicht mit einer verbindlichen Zusage zu einem bestimmten Fertigstellungstermin verwechselt werden dürfen.

Niko-Niko-Kalender

Niko-Niko-Kalender dienen einem Team dazu, seine Stimmung darzustellen. Die Teammitglieder halten dabei täglich ihre aktuelle Stimmung fest. Die Form der Darstellung wird dabei von den Team-Mitgliedern vereinbart. In vielen Fällen haben sich Smilies oder Ampelfarben bewährt. Diese Darstellung kann dem Scrum Master dabei helfen, Probleme im Team frühzeitig zu erkennen und darauf einzugehen, sie kann aber auch für die Kommunikation innerhalb des Teams hilfreich sein.

Task-Board

Das Task-Board ist eine Visualisierung des Plans für den aktuellen Sprint. Dabei wird im Allgemeinen zwischen den Bereichen «To Do» (noch offene Arbeiten), «Doing» (in Arbeit) und «Done» (erledigt) unterschieden. Viele Teams haben es für sich als sehr zielführend erkannt, das Daily Scrum vor dem Task-Board abzuhalten und bei der Beantwortung der drei Fragen gleich die entsprechenden Aufgaben in die richtigen Spalten zu verschieben. Das Task-Board kann basierend auf den Bedürfnissen des Teams auch ganz anders gestaltet werden oder in Form eines Kanban-Boards geführt werden.

Kanban-Board

Ein Kanban-Board ist in Scrum eine Möglichkeit zur Visualisierung des Arbeitsfortschrittes. Stärker als bei herkömmlichen Task-Boards liegt der Fokus dabei auf der Optimierung des Arbeitsflusses durch den Einsatz des Pull-Prinzips, welches durch den Einsatz von Work-In-Progress-Limits erreicht wird. Der Einsatz von Kanban-Boards wird von vielen Scrum-Teams als extrem hilfreich empfunden, wenn es darum geht, den Arbeitsfluss innerhalb eines Sprints zu optimieren und sicherzustellen, dass der Fokus auf der Fertigstellung angefangener Arbeitspakete liegt.